Makalah Organisasi Kantor

April 02, 2018

Makalah Organisasi Kantor

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat, berkah, dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Organisasi Kantor”.

Makalah ini disusun guna memberikan informasi tambahan mengenai organisasi kantor, dan juga untuk memenuhi tugas mata pelajaran Administrasi Umum.

Kami mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang sumbernya berupa buku, artikel dan tulisan telah kami jadikan referensi guna penyusunan makalah ini, semoga dapat terus berkarya guna menghasilkan tulisan-tulisan yang mengacu terwujudnya generasi masa depan yang lebih baik. Kami berharap semoga informasi yang ada dalam makalah ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, banyak kekurangan dan kesalahan. Kami menerima kritik dan saran yang membantu guna penyempurnaan makalah ini.

Jakarta, 5 November 2017

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................................................... i

DAFTAR ISI...................................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang.......................................................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah.................................................................................................................... 1

1.3 Tujuan Penulisan...................................................................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Organisasi Kantor.................................................................................................. 2

2.2 Prinsip Oragnisasi Kantor......................................................................................................... 2

2.3 Unsur-unsur Organisasi Kantor................................................................................................ 4

2.4 Bentuk Organisasi Kantor.........................................................................................................5

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan.............................................................................................................................. 7

3.2 Saran........................................................................................................................................ 7

DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................................................... 8

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Efektivitas dan efisiensi suatu pekerjaan perkantoran dibuat serta direncanakan dalam sebuah planning/perencanaan. Perencanaan mencakup kegiatan memilih misi, tujuan, dan cara untuk mencapai tujuan. Setiap aktivitas maupun kegiatan yang dilakukan oleh individu atau organisasi didasarkan pada perencanaan yang matang.

Langkah selanjutnya adalah pembuatan atau pembagian tugas-tugas ke dalam struktur organisasi yang merupakan bagian fungsi manajemen organizing. Pengorganisasian adalah suatu proses penetapan struktur peran yang dibutuhkan untuk memasukkan orang-orang ke dalam organisasi. Jadi pengorganisasian merupakan suatu proses dimana fungsi-fungsi operasional, manusia, dan fasilitas terkoordinasikan untuk mencapai sasaran organisasi.

Dalam suatu perkantoran, sistem dan prosedur harus diperhatikan dengan baik. Setiap uraian pekerjaan harus didukung oleh sistem dan prosedur kerja yang baik. Dengan sistem dan prosedur perkantoran yang baik, maka pekerjaan kantor akan lebih efektif dan efisien serta memudahkan suatu organisasi untuk mencapai tujuannya.

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Apakah pengertian dari organisasi kantor?

1.2.2 Apa saja prinsip-prinsip dari organisasi kantor?

1.2.3 Apa saja unsur-unsur organisasi kantor?

1.2.4 Apa saja bentuk dari organisasi?

1.3 Tujuan Penulisan

1.3.1 Mengetahui pengertian dari organisasi kantor

1.3.2 Mengetahui prinsip-prinsip dari organisasi kantor

1.3.3 Mengetahui unsur-unsur organisasi kantor

1.3.4 Mengetahui bentuk dari organisasi kantor

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Organisasi Kantor

Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk pencapaian suatu tujuan bersama (James D. Mooney). Organisasi pasti memerlukan tempat untuk mengawasi dan mengumpulkan dokumen yang masuk dalam organisasi, tempat untuk menyalurkan tugas kepada setiap anggota organisasi, tempat untuk merencanakan kegiatan, dan tempat untuk melaksanakan kegiatan organisasi. Tempat tersebut biasanya disebut dengan kantor. Kantor bisa juga diartikan sebagai ruang kerja. Sedangkan definisi kantor adalah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin.

Setidak-tidaknya ada lima buah fakta yang jamak terdapat dan berlangsung dalam organisasi perkantoran yaitu :

(1) Setiap organisasi perkantoran pasti mencakup SDM yang terlibat dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh struktur formal atau informal.

(2) Interaksi dalam system sosial itu tersusun dalam sebuah struktur yang menjamin perintah dan laporan, baik berhubungan dengan arus pekerjaan maupun arus informasi.

(3) Sebagai suatu system terbuka, setiap organisasi perkantoran mempunyai hubungan timbal balik baik dalam organisasi intern ataupun ekstern.

(4) Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki tujuan individu, sebagian daripadanya merupakan alasan tindakannya mereka masing-masing mengharapkan organisasi dapat membantu mencapai tujuannya.

(5) Interaksi sosial yang terjadi dalam menejemen perkantoran tersebut juga dapat membantu pencapaian tujuan bersama, walaupun mungkin berbeda, namun berkaitan dengan tujuan-tujuan individu tersebut.

2.2 Prinsip Organisasi Kantor

Ada delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:

a. Prinsip tujuan

Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya.

b. Prinsip Kesatuan Fungsi

Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu sistem yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.

c. Prinsip Hubungan Individual

Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.

d. Prinsip Kesederhanaan

Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.

e. Prinsip Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab

Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.

f. Prinsip Laporan Kepada Atasan Tunggal

Agar tiap personalia mengetahui kepada siapa ia melapor, maka tiap personalia harus menerima perintah dari atasan dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.

g. Prinsip Kepengawasan dan Kepemimpinan

Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif bertujuan supaya tujuan organisasi perkantoran dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.

h. Prinsip Jangkauan Pengawasan

Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang manajer kantor atau seorang pengawas seharusnya dibatasi, semakin jauh pengawasan manajer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan.

2.3 Unsur-unsur Organisasi Kantor

Setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang antara lain sebagai berikut:

a. Sebagai Wadah atau Tempat untuk Bekerja Sama

Organisasi adalah merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-orang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat bagi orang-orang untuk melaksanakan suatu kerja sama, sebab setiap orang tidak mengetahui bagaimana cara bekerja sama tersebut akan dilaksanakan.

b. Proses Kerja Sama Sedikitnya Antar Dua Orang

Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga merupakan proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dalam praktek, jika kerja sama tersebut di lakukan dengan banyak orang, maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata lain proses kerja sama di lakukan dalam suatu organisasi,mempunyai kemungkinan untuk di laksanakan dengan lebih baik hal ini berarti tanpa suatu organisasi maka proses sama itu hanya bersifat sementara, di mana hubungan antar kerja sama antara pihak-pihak bersangkutan kurang dapat diatur dengan sebaik-baiknya.

c. Jelas Tugas Kedudukannya Masing-masing

Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing orang atau pihak hubungan satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas. Dengan demikian pekerjaan dapat terselesaikan sesuai dengan tugasnya masing-masing.

d. Ada Tujuan Tertentu

Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya baik akan cendrung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan yang baik tetapi organisasi tidak baik. Selain itu dengan cara mengorganisiasi secara baik akan mendapat keuntungan.

2.4 Bentuk – bentuk Organisasi

Salah satu usaha untuk menjamin adanya fleksibilitas dalam rangka pengembangan organisasi, maka bentuk organisasi harus diusahakan sesederhana mungkin. Dalam perkembangannya sampai sekarang ini pada pokoknya ada tiga (3) macam bentuk organisasi yang masing-masing mempunyai kebaikan dan keburukkanya. Ketiga macam bentuk itu ialah :

1. Organisasi Garis/Lini

2. Organisasi Garis dan Staf

3. Organisasi Fungsional

Untuk lebih jelasnya, akan dijelaskan mengenai Organisasi Garis dan Staf

Organisasi garis dan staf, secara formil yang berhak memberikan perintah hanyalah pimpinan, sedang staf hanyalah sebagai pembantu pimpinan dengan tugas perncanaan, memberikan nasihat dan lain-lain yang serupa dengan itu. Tetapi di dalam organisasi yang besar yang mempunyai ruang lingkup tugas yang luas, beraneka ragam dan kompleks, tidak mungkin lagi bagi seseorang pimpinan mendeglasikan beberapa wewenangnya kepada staf sesuai dengan bidang masing-masing. Dalam hal yang demikian staf menandatangani keputusan, perintah, instruksi dan lain-lain atas nama pimpinan.

Pada umumnya, dalam organisasi garis dan staf yang besar staf umumnya memberikan nasihat kepada para pelaksana dalam melakukan pengawasan, sedang staf khusus memberikan petunjuk-petunjuk teknis menurut bidangnya masing-masing.

Kelebihan organisasi garis dan staf, yaitu:

· Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil serta maupun kecil serta apapun tujuan organisasi tersebut.

· Terdapat adanya pembagian tugas antara pemimpin dan pelaksana sebagai akibat dari adanya staf ahli dalam organisasi tersebut.

· Bakat yang berbeda-beda yang dimiliki oleh masing-masing karyawan dapat dikembangkan menajadi suatu spesialisasitertentu.

· Prinsip, penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat atau “the right man on the right palce” dapat diterapkan dengan baik.

· Pengambilan keputusan dapat berjalan dengan cepat karena meskipun banyak orang yang harus diajak berkonsultasi dalam pengambilan keputusan tetapi pimpinan masih berada pada satu tangan.

· Pengambilan keputusan yang lebih sehat dapat diciptakan karena tersedianya staf yang ahli dalam bidang nya masing masing.

· Koordinasi juga dapat lebih baik karena terdapat ada nya pembagian tugas yang lebih terperinci.

· Semangat kerja juga akan bertambah besar karena pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan bakat dan keterampilan.

Kekurangan organisasi garis dan staf, yaitu:

· Rasa solidaritas antarkaryawan menjadi agak berkurang disebabkan oleh para karyawan menjadi tidak saling mengenal antara satu dengan yang lain.

· Peritah perintah menjadi kabur karena tidak dapat dibedakan antara perintah dengan nasihat (advis) yang dating nya dari staf. Hal ini disebabkan karena antara atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri sendiri padahal kewenangan masing-masing adalah berbeda.

· Kesatuan komando juga menjadi berkurang karena perintah yang berasal dari staf meskipun bukan pimpinan yang berhak memberik komando tetapi karena berasal dari staf ahli maka cenderung untuk harus dipenuhi pula oleh para karyawan.

· Koordinasi yang kurang baik pada tingkat staf akan dapat mengakibatkan adanya hambatan dalam pelaksanaan tugas bagi para karyawan.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva, dengan menyertakan prinsip, unsur, dan asas organisasi kantor supaya kegiatan perkantoran berjalan dengan baik dan lancar.

Organisasi perkantoran dibagi menjadi beberapa bentuk yaitu Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization), Organisasi Lini (Line Organization), Organisasi Fungsional (Functional Organization), Organisasi Lini dan Fungsional (Line and Functional Organization), Organisasi Lini, Fungsional dan Staf (Line, Functional, and Staff Organization), Organisasi Komite (Commite Organization).

3.2 Saran

Bertolak dari materi organisasi kantor di atas bahwa organisasi perkantoran merupakan bagian penting dalam melaksanakan kegiatan menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi yang dalam pelaksanaannya harus sesuai dengan wewenang dan bertanggung jawab. Selain itu dalam melaksanakan organisasi kantor ini harus memiliki keterampilan yang lebih dalam mengolah data agar informasi yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan efisien serta dibutuhkan kecermatan dalam mendengar dan mencatat suatu informasi agar tujuan dapat tercapai dengan baik.